Microsoft Office est devenu la référence en matière de suites bureautiques pour les entreprises et les particuliers. Pour optimiser votre efficacité professionnelle ainsi que celle de votre équipe, il est essentiel de choisir la version qui répond le mieux à vos besoins. Découvrez nos conseils pour réaliser un microsoft office achat malin et adapté.
Comparatif des différentes versions de Microsoft Office
Il existe plusieurs versions de Microsoft Office, chacune avec ses propres caractéristiques et tarifs :
- Office Famille et Étudiant : cette version comprend Word, Excel, PowerPoint et OneNote. Elle est idéale pour une utilisation personnelle ou scolaire.
- Office Famille et Petite Entreprise : en plus des logiciels précédents, vous bénéficiez d’Outlook, un outil incontournable pour la gestion de courriels et de calendriers. C’est une option adéquate pour les indépendants et petites entreprises.
- Office Professionnel : un package complet comprenant Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access et Publisher. Cette offre est parfaite pour les entreprises ayant besoin d’un maximum d’outils et de fonctionnalités.
- Office 365 : une solution cloud proposant l’accès aux logiciels selon un abonnement mensuel ou annuel. Elle permet de toujours disposer des dernières versions et innovations, ainsi que de stocker vos documents en ligne pour un accès facilité.
Pour faire le bon choix, prenez le temps d’analyser les besoins réels de votre entreprise. Évaluez l’utilité potentielle de chacun des logiciels proposés et préférez une offre adaptée aux seules fonctionnalités dont vous aurez besoin.
Identifier ses besoins spécifiques métier
La création de documents professionnels
Word est incontournable dès lors qu’il s’agit de créer des documents écrits : rapports, mémos, contrats, devis… Sa prise en main est simple, avec de multiples possibilités de formatage et de mise en page.
L’analyse et la présentation de données
Excel et PowerPoint sont les outils idéaux pour travailler avec des données chiffrées et les présenter visuellement afin d’appuyer vos conclusions et décisions. Excel permet d’effectuer des analyses détaillées et de construire des tableaux de bord pertinents, tandis que PowerPoint facilite la réalisation de présentations dynamiques pour vos réunions ou conférences.
la gestion des contacts et rendez-vous
Outlook est non seulement un excellent client email mais également un organisateur professionnel précieux : calendriers partagés, rappels de rendez-vous, suivi de tâches… Il simplifie grandement la communication et le travail collaboratif au quotidien.
les bases de données et publications
Access est un logiciel de gestion de données relationnelles, très pratique pour stocker et organiser des informations. Publisher permet quant à lui de créer facilement des supports de communication professionnels tels que brochures, dépliants ou cartes de visite.
Familiarisez-vous avec Office 365 et le Cloud
L’évolution vers le cloud est une réalité pour bien des entreprises. Opter pour un abonnement Office 365 peut faciliter cette transition et offrir davantage de flexibilité en termes d’accès, d’évolutivité et de mise à jour. En choisissant une telle solution, prenez en compte les aspects suivants :
- Mobilité : vos collaborateurs pourront accéder aux outils et documents où qu’ils se trouvent, depuis n’importe quel appareil compatible (ordinateur, tablette, smartphone), simplifiant ainsi la collaboration et les échanges d’information.
- Synchronisation : toutes les modifications apportées aux fichiers stockés en ligne sont automatiquement synchronisées sur l’ensemble des appareils connectés au même compte, assurant une version à jour pour chaque utilisateur.
- Copie dans le cloud : les documents sont sauvegardés en continu dans le cloud. Cela garantit un accès permanent et sécurisé à votre travail.
- Espace de stockage : en fonction de l’abonnement choisi, vous bénéficiez d’un espace de stockage plus ou moins conséquent pour vos fichiers en ligne. Évaluez vos besoins réels avant de prendre une décision.
- Support technique : un abonnement Office 365 inclut un support téléphonique et en ligne, permettant de résoudre rapidement d’éventuels problèmes rencontrés lors de l’utilisation des logiciels.
Soyez attentifs également aux différences entre les offres B2B (destinées aux entreprises) et B2C (orientées vers le grand public), ces dernières étant généralement moins adaptées à des besoins professionnels précis.
Les licences en volume : économiser avec des tarifs dégressifs
Si vous êtes responsable d’une entreprise disposant de plusieurs postes informatiques, il est important de considérer les options de licences en volume. Ces offres permettent d’obtenir des réductions substantielles selon la quantité de logiciels achetée et peuvent se révéler plus avantageuses qu’un achat individuel pour chaque poste.
Là encore, examinez avec soin les conditions proposées par Microsoft ou les revendeurs agréés afin de profiter d’une offre correspondant au mieux à vos besoins, en terme de coûts comme de fonctionnalités.
Pour entamer votre démarche, prenez connaissance des différentes offres de licence disponibles et confrontez-les à vos attentes. Ensuite, comparez les prix proposés par différents revendeurs spécialisés et sélectionnez les meilleures opportunités pour votre entreprise.
N’hésitez pas non plus à solliciter l’avis de professionnels du secteur pour valider le choix de votre package Microsoft Office. Bien choisir sa suite bureautique peut représenter un avantage concurrentiel notable en termes d’efficacité, de collaboration et d’image professionnelle.